Rencana Operasional dan Prosedur Pengendalian Mutu Usaha 'Reed Diffuser Aromaterapi'

• Deskripsi Produk dan Proses Produksi

Produk Kreatif Aroma Ruangan: Reed Diffuser Non-Listrik

Produk yang ingin dikembangkan adalah reed diffuser non-listrik, yaitu pengharum ruangan berbasis cairan yang menggunakan stik rotan berpori untuk menyebarkan aroma secara alami tanpa bantuan listrik atau penyemprotan manual. Reed diffuser dipilih karena termasuk produk kreatif yang praktis, aman, estetik, dan memiliki nilai guna tinggi. Produk ini cocok sebagai hadiah, hampers, atau souvenir, serta memiliki potensi pasar yang terus meningkat seiring tren aromaterapi dan home-decor.

Reed diffuser yang diproduksi terdiri dari dua komponen utama: cairan fragrance (pewangi) dan reed sticks (stik rotan). Cairan fragrance dibuat dari campuran essential oil beraroma lembut (misalnya lavender, chamomile, citrus), diffuser base (pelarut khusus yang membantu aroma menyebar stabil), dan sedikit pewarna natural jika diperlukan. Produk dikemas dalam botol kaca kecil berkapasitas 30–50 ml dengan desain minimalis agar tampil profesional sebagai produk souvenir.

 

• Proses Produksi Reed Diffuser

Tahapan produksi dilakukan secara manual dengan tetap mengacu pada prinsip efisiensi, kebersihan, dan konsistensi kualitas. Prosesnya meliputi:

1. Persiapan Bahan dan Alat

• Menimbang essential oil sesuai formulasi aroma.
• Mengukur diffuser base sesuai volume produksi.
• Menyiapkan botol kaca, tutup, stik rotan, serta label produk.
• Membersihkan alat seperti gelas ukur, beaker, corong stainless, dan sarung tangan.

2. Pencampuran Cairan Diffuser

• Essential oil dimasukkan ke gelas ukur.
• Ditambahkan diffuser base sesuai rasio (umumnya 20% aroma, 80% diffuser base).
• Campuran diaduk perlahan menggunakan stirrer manual selama 1–2 menit hingga homogen.
• Campuran didiamkan 5 menit agar gelembung hilang.

3. Pengisian ke Botol

• Botol kaca yang sudah disterilkan diisi cairan dengan corong kecil.
• Volume standar untuk souvenir adalah 30 ml per botol.
• Botol ditutup rapat untuk menghindari penguapan.

4. Penataan Reed Sticks & Pengemasan

• Reed sticks disatukan dalam satu bundle kecil (5–6 sticks per kemasan).
• Botol dan reed sticks dikemas bersamaan dalam kotak kecil/kantong mika.
• Label aroma, kode produksi, dan cara penggunaan ditempelkan.

Tambahan: 

Cara Menggunakan Reed Diffuser:

1. Buka tutup botol diffuser.

2. Masukkan 3–6 reed sticks ke dalam botol.

3. Biarkan stik menyerap cairan selama 5–10 menit.

4. Setelah stik terasa agak basah, balikkan stik agar bagian yang basah menghadap ke atas.

5. Taruh diffuser di tempat yang tidak terkena panas langsung atau kipas angin.

6. Untuk aroma yang lebih kuat, tambahkan jumlah stik.

7. Untuk menyegarkan aroma kembali, balikkan stik setiap 3–5 hari sekali.

8. Ganti sticks setiap 1–2 bulan untuk hasil maksimal.

Keamanan Pemakaian:

• Jauhkan dari api terbuka.
• Jangan diminum.
• Simpan jauh dari jangkauan anak kecil.
• Jika tumpah, segera lap agar tidak meninggalkan noda.

 

• Prosedur Pengendalian Mutu Reed Diffuser

Pengendalian mutu pada produksi reed diffuser dilakukan untuk memastikan seluruh produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas visual, fungsional, dan keamanan. Prosedur ini disusun berdasarkan prinsip manajemen mutu, pendekatan PDCA, dan praktik Kaizen yang menekankan perbaikan berkelanjutan.

1. Standar Kualitas Produk

a. Standar visual

• Cairan diffuser jernih, tidak keruh, dan tidak terdapat partikel atau endapan.
• Level volume cairan dalam botol seragam sesuai kapasitas (±1 ml).
• Botol kaca bersih tanpa sidik jari, noda, atau goresan mencolok.
• Label menempel rapi, tidak miring, tidak terkelupas.
• Reed sticks seragam panjangnya dan tidak patah.

b. Standar fungsional

• Aroma keluar secara konsisten dalam 10–20 menit setelah sticks dimasukkan.
• Aroma tetap stabil minimal 1–2 minggu pada pemakaian normal.
• Reed sticks dapat menyerap cairan secara merata.
• Tidak ada kebocoran pada tutup ketika botol dimiringkan.

c. Standar keamanan

• Botol tertutup rapat sebelum dikemas.
• Cairan menggunakan diffuser base yang aman dan sesuai standar.
• Seluruh bahan kimia diukur dengan presisi menggunakan alat ukur.
• Penyimpanan jauh dari panas dan api.
• Pengemasan menggunakan plastik/kotak yang aman untuk transportasi.

2. Tahapan Inspeksi dan Metode Pengujian

Tahapan inspeksi dilakukan di beberapa titik proses agar mutu terjaga sejak awal.

a. Inspeksi bahan baku

• Mengecek kejernihan diffuser base.
• Mengecek kualitas essential oil (aroma kuat, tidak tengik).
• Memeriksa reed sticks (pori merata, tidak patah).
• Botol diperiksa kebersihannya sebelum dipakai.

b. Inspeksi selama proses produksi

• Memastikan takaran essential oil dan diffuser base sesuai formula.
• Memastikan proses pencampuran homogen (waktu pengadukan sesuai standar).
• Memastikan tidak ada kontaminasi dari alat yang tidak steril.

c. Inspeksi produk akhir

Metode pengujian khusus:

1. Uji kebocoran: botol dimiringkan selama 5 detik untuk melihat apakah ada rembesan.
2. Uji kejernihan: botol diperiksa di bawah cahaya untuk memastikan tidak ada partikel.
3. Uji wangi cepat (quick scent test): reed stick dimasukkan 5 menit pada sample cairan, lalu aromanya dicek pada jarak 20–30 cm.
4. Uji konsistensi volume: menggunakan gelas ukur untuk memastikan volume tidak kurang dari standar.

3. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Kerusakan

• Semua temuan kerusakan dicatat menggunakan formulir sederhana berisi:
• Tanggal produksi
• Batch produksi
• Jenis kerusakan (misal: botol bocor, label miring, aroma terlalu lemah, stick patah)
• Jumlah produk rusak
• Tindakan yang diambil
• Catatan penyebab (jika dapat diidentifikasi)
• Produk rusak ringan (label miring, volume sedikit kurang) dapat dirework.
• Produk rusak berat (botol retak, kontaminasi, aroma tidak keluar) langsung dipisahkan dan tidak dikemas.

4. Tindakan Korektif dan Preventif (CAPA)

a. Tindakan korektif

Dilakukan jika ada produk rusak ditemukan.

Contoh:

• Mengganti batch reed sticks jika penyerapannya tidak merata.
• Mengulang proses pengisian jika volume tidak konsisten.
• Mengganti pemasok botol jika banyak yang retak.

b. Tindakan preventif

Dilakukan untuk mengurangi risiko kerusakan berulang.

Contoh:

• Membersihkan alat sebelum setiap batch produksi.
• Mengecek kualitas bahan baku sebelum dipakai.
• Melakukan kalibrasi gelas ukur seminggu sekali.
• Menstandarkan waktu pengadukan untuk seluruh batch.

5. Peran Tim QC dan Pelatihan Karyawan

Karena usaha masih merintis dan baru dimulai, peran QC dapat dipegang oleh 1 orang (owner atau asisten produksi). Tugasnya:

• Mengawasi inspeksi bahan baku.
• Memeriksa produk akhir secara acak (sampling).
• Mengisi catatan kualitas dan laporan cacat.
• Mengarahkan perbaikan jika ada kesalahan produksi.
• Melatih pekerja baru mengenai standar kebersihan, takaran, dan cara penanganan bahan.

Pelatihan dasar yang diberikan:

• Pelatihan kebersihan dan sanitasi alat.
• Pelatihan penggunaan gelas ukur dan takaran essential oil.
• Pelatihan pengemasan rapi.
• Pelatihan membaca formulir batch produksi dan QC.

6. Pendekatan PDCA (Plan–Do–Check–Act)

Plan: menentukan standar kualitas, formulasi, alat yang dibutuhkan, dan SOP produksi.

Do: melaksanakan produksi sesuai SOP yang ditetapkan.

Check: melakukan inspeksi bahan baku, proses, dan produk akhir.

Act: melakukan perbaikan (revisi SOP, perbaikan alat, pelatihan ulang) jika ditemukan cacat atau ketidaksesuaian.

7. Prinsip Kaizen dalam Produksi Reed Diffuser

Kaizen diterapkan melalui langkah-langkah kecil namun konsisten:

• Menambah catatan harian masalah kecil di produksi.
• Mengevaluasi alur kerja setiap minggu.
• Mengurangi pemborosan (misal: mengatur posisi meja agar bahan tidak jauh).
• Mencari cara mempercepat pekerjaan tanpa mengurangi kualitas (misal botol disusun dekat area pengisian).
• Mengganti alat yang sering membuat error.

8. Diagram Alur / Flowchart Mutu

Berikut flowchart sederhana pengendalian mutu reed diffuser:

LAMPIRAN

Tabel Jadwal Produksi (Contoh Produksi 100pcs Reed Diffuser)

Jadwal Produksi Harian (Batch 100pcs)

Tahap Produksi	Durasi	Penanggung Jawab	Keterangan
Persiapan alat dan bahan	20 menit	Owner	Sterilisasi alat dan pengecekan bahan baku
Penakaran bahan cair	15 menit	Owner	Sterilisasi alat dan pengecekan bahan
Proses pencampuran	20 menit	Owner	Pengadukan hingga homogen
Pengisian ke botol	45 menit	Asisten	Menggunakan corong dan gelas ukur
Pemasangan reed sticks	10 menit	Asisten	Dimasukkan setelah pengisian
Pemasangan label dan segel	30 Menit	Owner	Rapi, tidak miring
Inspeksi QC akhir	20 Menit	Owner/Asisten	Uji kebocoran dan kejernihan
Pengemasan	20 Menit	Asisten	Box souvenir aman
Total waktu	± 3 jam	-	Untuk 100pcs

 

Diagram Alur Proses Produksi (Process Flow Diagram)

Formulir Inspeksi Mutu (Quality Inspection Sheet)

Layout Fasilitas (Sketsa Sederhana)

Layout Ruang Produksi (3 × 4 meter)

+--------------------------------------------------+

 Area Penyimpanan Bahan Baku (rak kecil)

 Botol, reed sticks, base, essential oil         

+--------------------+-----------------------------+

 Meja Penakaran     | Meja Pencampuran           

 Gelas ukur, corong | Wadah mixing               

+--------------------+-----------------------------+

 Area Pengisian Botol (meja panjang)             

 Corong, botol, kain lap                        

+--------------------+-----------------------------+

 Area Labeling & QC (sisi dekat jendela)         

 Label, segel, checklist QC                      

+--------------------+-----------------------------+

 Area Pengemasan & Penyimpanan Hasil             

 Box souvenir, bubble wrap, kardus               

+--------------------------------------------------+